Jeg kan ikke si jeg egentlig har sett noe til det selv, men kanskje det er mer vanlig i offentlig sektor. Jeg synes de er svært flinke til å kutte der
det kuttes kan, og man er ikke fredet fordi man har en leder- eller mellomlederrolle. Heller tvert imot.
Sånn, da var kickoff-presentasjonen min klar og oversendt kunde for kommentar.
I min tid som effektiviseringskonsulent (intern avdeling i konsernet) var noe av det første vi gjorde i et selskap eller en fabrikk å sette opp organisasjonskartet med roller og rapporteringslinjer. Ikke det kartet som allerede lå i en skuff, men vi spurte hver enkelt og tegnet kartet som det faktisk var. Mellomledere med bare to-tre direkterapporterende ville leve farlig. Ledere som hadde bygget små hoff av stabsfunksjoner likeså.
Vi sammenlignet kartet vi hadde funnet frem til med ansatt- og lønnsstatistikk fra HR. Om det viste seg at det var fler lønnede ansatte enn vi hadde funnet at noen vedkjente seg i organisasjonen ble det interessante oppfølgingsspørsmål.
Deretter ville vi gå gjennom folks kalendre og identifisere hvem som gikk i hvilke møter, hvor mye tid som gikk med, og hvilken funksjon hvert faste møte hadde. Rene avrapporteringsmøter og nice-to-have-møter uten tydelig funksjon ville havne på blokken.
Så ville vi samle inn alle rapporter som verserte, kartlegge hvem som produserte dem, hvor mye tid de brukte, hvem som leste dem og hvilke møter rapportene ble gjennomgått i. Vi ville også spørre brukerne om hvilken verdi rapportene hadde og hvilke beslutninger de ble brukt til å ta. Rapporter ingen brukte til noe fornuftig fikk stoppinstruks der og da.
Etter det kunne vi sette sammen både møte-, rapport- og organisasjonsstruktur på nytt, fra et blankt ark, med en klar logisk struktur knyttet til tidsintervaller og organisasjonsnivåer. Det viste seg som regel at det ryddet ganske godt opp i administrasjonen, så siste steg var ofte å selge eller leie ut administrasjonsbygget og flytte de overlevende inn i fabrikkbygget, helst til kontorplasser med direkte sikt til og fra produksjonsgulvet.
Vi gjorde omtrent det samme på fabrikkgulvet, med kartlegging av hver enkelt posisjon og tidsbruk der. Om noen hadde satt en operatør som etslags menneskelig plaster for å overvåke en fuskende maskin ble det spetakkel. Maskinene skal arbeide for operatørene, ikke motsatt.
Om vi ville være riktig slemme tok vi med oss noen fra fabrikkledelsen på en rundvandring i fabrikken, utstyrt med notisblokk og instruks om at «nå teller du alle du ser som gjør noe verdiskapende, jeg teller alle jeg ser som ikke gjør noe verdiskapende, og så sammenligner vi notater etterpå». Det ville bare være ett datapunkt, men etter en 15-20 slike samples fikk man jo et ganske tydelig bilde. Handling fulgte. Vi kalte det å ta arbeidsledigheten innafor gjerdet og flytte den utafor gjerdet.
Vi hadde også litt billig moro med å gå i fabrikkantinen på tilfeldige tidspunkter gjennom døgnet, trykke på knappen for «kaffe, svart» og se oss om i kantinen og tilsynelatende telle mennesker mens kaffekoppen fylte seg opp. Produktiviteten kunne øke med 10 % i løpet av en uke bare med det, uten at vi egentlig gjorde noe.
Om det skal kritiseres for noe er det nok heller at vi gikk litt for langt i å tøye kontrollspenn for mellomledere og å ta bort utviklingsressurser nede i organisasjonen. Det vi la igjen etter en slik gjennomgang var en ren driftsorganisasjon uten daukjøtt. Men alle KPI’er, fra kvalitet til sykefravær, gikk rett vei etterpå. Spesielt forekomsten av arbeidsskader pleide å gå til null og bli der. En viktig oppfølging av disse prosjektene var å plotte produktivitet og skadefrekvens (H2 for de innvidde) på samme diagram. Den ene kurven skulle opp, den andre ned.
Det er hva man faktisk gjør i privat sektor. Offentlig NPM er noe annet, en misforstått kopi. Det hører også med til historien at folk som sluttet i min gamle avdeling pleide å få med seg en øks som avskjedspresang.